合同签署注意事项

来源:律团法务 分类: 发布于:2019-05-21 00:00:00

(一)合同的主体(甲方乙方) 在签合同时应特别注意:

1、首先应特别注意营业执照上的公司名称,保证合同上对方名称和企业营业执照上的名称保持一致,还应注意公司的样章的名称和营业执照上的一致。

2、一般而言,合同上会要求有企业法定代表人的签字,在此应确认在此处签字的人的身份,如果不是法定代表有人,则应特别注意该人员是否有公司或法定代表人的授权委托书,并且应把授权委托书、合同书及个人的身份证明放在一起保管,以保证签订合同的有效性。

3、应注意签约方的资信状况,以保证合同的有效履行。

4、在履行合同的过程中涉及到对方人员签字的地方(如验收单上)都要注意签字方的身份,是否具有合法的授权委托书,否则签字可能会变为个人的行为,最好在涉及到对方签字的地方都加盖公司的印章加以确认。

5、如果签约方为个人,应特别注意落实个人身份,并留下身份证复印件,及资信状况,最好是以钱款两清的方式来交易,以避免风险。 (二)合同主体的考察方法

1、签约对方的主体资格 签约对方为企业时,则应注意企业下属部门,如企业各部、科、室等是不具备主体资格,不能签约的,如果签订了这样的合同可能会因为主体不适格而被认定无效;而企业的分支机构,如分厂、分公司、办事处等,则应看其是否具有对外开展业务资格(是否有授权)?是否有非法人营业执照?如果有授权或非企业法人营业执照才有签订合同的资格,对分公司、分厂、办事处的审查,除审查分支机构的履约能力外,还应审查公司的履约能力的情况,因为在分支机构无力承担责任的情况下,公司还应承担补充责任。看注册资本,是否与拟签合同标的额相称,如差别较大,则可能风险也较大,应加以注意;看企业经营范围,看拟签合同业务是否在经营范围内,不是,风险也较大;看企业的工商年检是否通过了工商部门年度检验,如果没有,则签定合同时风险也会较大。除以上的方式以外,还应依据营业执照中记载的情况,对公司的办公地点、人员、固定资产等进行实地考察和确认。

2、要核实对方资信情况 在审核了对方的主体资格,没有问题后,则应核实签约对方的资信。核实资信的方式与签约对象是新客户还是老客户,有很大的区别,如果是老客户,则可以考虑与其签合同,但要核对其之前的履约的情况,如履约情况差,一般不能再与其签合同,既使签,也只能同时履行合同,既交货的同时付款的合同。如果交货期较长,则应要求对方先支付一定的履行保证金,并要求在交货的同时付清全部货款;对核对履约记录情况后,如履约情况一般或履行情况良好,则应考察其资信证明文件,除了交货的同时付款以外的合同,
一般应要求对方提供资信证明文件,资信证明文件一般包括企业简介,营业执照,效益情况,税务证明,银行信用等级证明以及单位的基本情况等资信证明资料;同时可以通过了解对方客户的评价,调取工商资料等其它手段核实对方所提供的资信证明情况,同时还可以对公司的注册资本情况、会计资料、股东等进行核实,最后依据对方的资信情况确定是否应签合同或签什么样的合同。 对于新客户除了交货的同时付清款的合同外,一般应要求对方提供资信证明材料,并实地进行考查,在确认有良好资信及履约能力后再与之签定合同,如果在此过程中能让对方提供履约担保则会极大的减少风险。

(三)合同的订立

1、合同谈判成果的确认 销售人员在和客户反复接触并基本达成一致后,应学会以明确,有效的方式对谈判成果进行确认,作为双方签订正式合同的依据。一般而言,在谈到结束以后,应以缔约谈判备忘录,缔约意向书等形式确认谈判成果,以备正式签订合同时参照。对于制作的谈判文书被确认以后,应对内容进行确认并写上时间、地点、当事人、谈判成果,然后由双方签字、盖章。 在法律效力上,缔约意向书、会谈纪要等主要具有以下的特点: (1)按照《合同法》如果一方最终无正当理由拒绝签订正式合同,则应承担缔约过失责任,赔偿对方因缔约而受到的损失; (2)这些文书有时可以起到补充正式合同的重要作用,正式合同对有关事项约定不明或者没有约定,而该事项又对合同的履行或者争议处理不可或缺,那么依据《合同法》的规定,可以按照这些文书记载的内容处理合同中的有关问题。 (3)这些文书有时可解释合同条款。由于在缔约意向书中一般包括已决条款和未决条款两部分,对于已决条款会直接成为合同中的条款,故在意向书中确定已决条款时应特别的谨慎,千万不要以为不是正式合同就随意的承诺,避免在签定正式合同时给自己造成不利;而对于未决条款由于是双方的分歧所在,可能会影响正式合同的签定,故在意向书中应对因未决条款达不成一致造成正式合同不能签定的情况,约定有相应的处理方式,以免有不必要的法律风险。

2、合同的形式风险 合同的形式有书面形式、口头形式和其他形式。除了交货的同时负款的合同外,一般应以书面的形式签定合同,在以信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等形式签定合同时一定要要求以书面的形式做最后的确认,以避免双方在履行过程中发生分歧。当然如果当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同是成立并有效的,但这样的行为会给企业带来许多不必要的风险和麻烦,应当尽量的避免。
3、签定合同时还应注意到重要细节

(1)保留好营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书、身份证复印件等有关可以证明身份的材料;

(2)盖公章时一定要清晰;

(3)合同中有修改的地方一定要签字盖章确认。

四、合同履行时应注意的事项及常见的风险规避方法

(一)注意付款(现金)同约定的一致

1、实际付款人与合同签约主体不一致,存在返还不当得利的风险。因此我方财务人员应注意实际付款人与合同签约主体是否一致。

2、实际付款方式与合同约定方式不一致,存在付款行为无效的风险。因此,我方财务人员应注意实际付款方式与合同约定方式是否一致。

3、实际付款对应的产品品种、批次、数量与合同约定不一致,存在我方潜在的违约等风险。因此,我方财务人员应注意实际付款对应的产品品种、批次、数量与合同约定是否一致。

4、即时清结的情况下,实际付款人与买受人(发票开具的抬头)不一致,且没有办理授权手续,存在返还不当得利的风险。因此,在即时清结的情况下,我方财务人员应注意实际付款人与买受人(发票开具的抬头)是否一致,并检查其是否具有授权委托书。

5、双方连续发生业务、滚动结算的情况下,具体的每笔付款与特定业务不能对应,存在我方的潜在违约及往来帐目难以清算的风险。因此,在双方连续发生业务、滚动结算的情况下,我方财务人员应仔细检查每笔付款与特定业务的一致对应性。

(二)严格认真把好票据关

1、票据记载的规范性、背书的连续性,是持票人向出票人、前手背书人、付款人主张权利的基础。一旦出现记载不规范、背书不连续的情况,票据权利的实现便会出现障碍,甚至无法实现。因此,业务人员在收到承兑汇票时,应对票据进行初步鉴别:确认票据为“银行承兑汇票”并已由承兑银行签章;检查票据的出票日和到期日是否使用中文大写;检查票据金额大、小写书写是否正确并一致;检查票据金额、日期、收款人名称是否更改;检查票据背书是否连续;检查背书印鉴章是否清晰无重影并盖在指定范围内;检查票据粘单是否正确加盖了骑缝章。业务人员对不符合要求的票据应予以拒收,将票据风险消灭在萌芽状态。

2、可靠的票据承兑人、直接前手背书人,是票据权利的最大保障,可以极大地降低票据欺诈风险。因此,非经公司经理书面批准,不得收取商业承兑汇票以及农村信用合作社、信用联社开出的银行承兑汇票,同时尽量选择实力雄厚、信誉可靠的直接前手背书人。

3、票据流转的次数越多,其间发生伪造、变造、申报或伪报公示催告的可能性也在增加。一旦发生纠纷,
我方主张权利或者提出抗辩,均存在一定的成本,也存在实际受损的可能性。因此,对已多次背书转让的票据应保持高度警惕,在可能的情况下,尽量避免接受背书次数太多的银行承兑汇票。

4、业务人员收到银行承兑汇票后需及时交到财务部门,财务人员应对票据的有效性进行再次审核,并向开户银行查询票据的真实性。财务人员收票后应登记台账,与交票人办理书面交接手续。经审核发现承兑汇票不符合上述要求的,退回业务部门处理。

5、财务部门票据保管人员不得兼管应收票据或应付票据账目,不得保管预留银行印鉴;每日必须将收票、背书、贴现、托收等业务逐笔序时登记应收票据台账;每月必须进行一次盘点,由相关岗位人员进行帐实、账账核对,并对检查结果签字确认。如有差异,及时查清、处理。 6、票据背书转让时,应当注意保全票据移交被背书人前的表面记载。如果票据背书转让之后再被他人变造,我方保全的证据将起到证明作用,进而能避免背书后被变造的法律风险。背书时可考虑在票据上记载“不得转让”字样,以避免对后手的被背书人承担保证责任。

(三)注意发票的开具和交付

1、合同付款时应检查对方票据的出票人、开户行、帐号与合同是否相符,有疑问时不得付款。

2、未按签约客户的名称与合同内容开具发票,存在税收行政处罚、重复纳税、合同未全面、未适当履行的风险。因此,我公司财务人员应严格按签约客户的名称与合同内容开具发票。

3、未将发票交付给合法客户或未得到客户合法授权的经办人,存在重复纳税、合同未全面、未适当履行的风险。因此,我公司财务人员应将发票交付给合法客户或得到客户合法授权的经办人。

(四) 应用掌握好履行(自提、代办托运、送货)方式

如对方恶意不提货、拒收货物或我方无法交货等情形的,我方存在交货不能、履约损失(如仓储费、货物降价、运费增加、货物灭失等)的风险。因此应熟练掌握好自提、代办托运和送货的履行方式。

1、自提

⑴、实际提货的经办人(或第三人)未获得签约主体的书面授权委托,存在货物灭失的法律风险。因此,我方办理交货的人员应审查实际提货的经办人是否获得客户的授权委托书。

⑵、先款后货方式销售的,未经财务确认款项到帐即发货,存在不能收到货款的法律风险。因此,销售人员必须在财务确认款项到帐后才能发货。

⑶、合法提货人未在提货单上书面亲笔签字,存在着不能交货或货物灭失的风险。因此,客户的提货人必须在提货单上书面亲笔签字。

2 代办托运:

⑴、合同对于代办托运规定不明确,且没有得到客户的书面委托,存在错误交付的风险。因此,销售合同中对于代办托运应作出明确约定,并由客户作出书面委托。
⑵、承运人不具备承运资质,存在我方托运过错的风险。因此,我方销售人员应严格审查承运人是否具备承运资质。

⑶、合同约定我方代办运输保险,实际履行中未投保,存在货物毁损灭失后客户向我方追偿的风险。因此合同约定由我方代办运输保险的,我方经办人员须及时办理运输保险。

⑷、在代垫运费的情况下,存在运费难以收回的风险。因此,在代垫运费的情况下,应在合同中明确约定运费。

⑸、承运人未提供收货凭证,存在货物丢失、灭失的风险。因此我方经办人员在将货物交付承运人时,应向其要求提供收货凭证。

⑹、未准确按客户书面指定的地点填写托运的收货地址和收货人,存在着不能交货或货物灭失的风险。因此,我方经办人员应按客户书面指定的地点填写运输的收货地址和收货人。

⑺、客户书面指定收货地址和收货人缺少原件,存在着货物灭失的风险。因此,我方办理托运的,应保留客户指定收货地址和收货人的书面原件。

3、送货:

⑴、实际送货地点和收货人与合同约定不一致,存在着违约或不能交货或灭失的风险。因此我方送货人员应确认送货地点与合同约定是否一致,对于签收人要与合同中约定的一致。

⑵、签收人未得到客户书面委托,存在着违约或不能交货或灭失的风险。因此,我方送货人员应注意签收人是否得到客户的书面委托。

⑶、收货人未出具书面收货凭证,存在着不能交货或货物灭失的风险。因此,我方应要求对方收货人出具书面收货凭证。

⑷、货物运输未办理保险,存在毁损、灭失难以弥补损失的风险。因此,对由我方负责送货的货物应尽可能办理运输保险。

(五)严格审查第三人资格

1、合同约定由我方向第三人履行义务的,存在着第三人不具备资格、无授权委托书或我方向客户承担违约责任的风险。因此,我方应审查第三人是否具体资质、资格和履行能力。

2、合同约定由第三人向我方履行义务的,存在着第三人无资格、无授权委托书或不能交货或不能付款等履行能力的风险。因此,我方应审查第三人是否具体资质、资格和履行能力。

3、在合同履行期间,我方拟将义务全部或者部分转移给第三人的,应当经客户方的书面同意,否则存在合同转移无效的风险。

4、我方拟将债权转让给第三人,应当通知债务人。否则未经通知,该转让对债务人不发生效力。

(六)及时有效行使好抗辩权
1、在赊销的情况下,客户财务状况恶化,没有及时掌握并采取措施,可能导致货款不能清收的法律风险。因此,在赊销合同履行过程中,发现客户存在以下情形之一,应行使“不安抗辩权”,不予发货,但应以书面形式告知对方:

(1)、经营状况严重恶化;

(2)、转移财产、抽逃资金,以逃避债务;

(3)、丧失商业信誉;

(4)、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

2、在先款后货的情况下,客户资金周转困难没按期支付却先行交货,造成货款不能清收的法律风险。因此,在先款后货的情况下,客户未支付货款的情况下,我方有权行使“先履行抗辩权”,拒绝其相应的履行要求,不予交货。

(七)变更、解除应书面协商

1、需要变更经济合同时,应及时向本部门汇报,必须按合同批准权限获得批准后方可变更,合同修改审批,视同合同重新签订。

2、合同无法履行或部分无法履行时,应及时向本部门领导汇报并通报公司法律顾问,并可采取必要措施。

3、遇有不可抗力情况时,应尽快以传真、电报(需留底稿、传真报告和电报单据)或能够证明已通知对方的方式及时向对方通报,同时应取得有关部门关于不可抗力事实的证明。

4、遇有违约以致发生纠纷、索赔、诉讼、仲裁事项时,由主管部门报告有关领导,然后会同公司法律顾问共同处理。

5、双方变更或解除合同未采用书面形式,存在合同纠纷等风险。因此,合同变更或解除应采用书面形式。

6、具体变更的内容不明确,造成变更不能达到真实目的。因此,对于合同变更的内容,或者在合同中,或通过双方认可的书面或电子形式确认具体变更内容。

7、在行使合同解除权时未书面通知对方的,应承担通知义务履行不当产生的法律风险。因此,应采用书面通知方式,对方能够签收的尽量取得对方的签收。

(八)收集保存好证据

1、债权的存在,要靠证据来证明。提供不出证据时,只要对方否认,就不能认定债权的存在。债权要得到清收,有充分的证据至关重要。证据主要靠当事人提供。所以一定要收集、保存好合同订立、合同履行的证据。有关证据大致包括:

(1)、能够证明双方权利、义务关系的证据,主要是合同、承诺通知书,合同的变更也应有相应的证据。

(2)、能够证明我方不存在违约行为的证据,包括收条、发运单,提货单等;

(3)、对方未履行义务的证据,如对方出具或认可的欠条、还款计划、对账单、主张权利即催款通知书等;
有质量问题的检验报告,对方承认质量问题的证据。

(4)、证明债务人资格及其变化的证据,包括营业执照、合伙协议、合并或分立协议或资料(公告、登记资料)等

(5)、证明因违约造成损失的依据,包括合同书的违约金条款、利息损失、追讨债务的费用;

(6)、证明债务人资产状况的证据,包括资产负债表、对第三人的债权,对其他企业的投资等。

2、提货手续缺少对方签字或盖章的或缺少(如介绍信、授权委托书)等(如我方提供不出证据证明某人在书证上签字是在代表对方单位进行的行为[签定合同、提货、对账等],对方就有可能以签字人员进行的是个人行为,无权或不代表单位为由予以否认。如个人签字为别人代签,而我方又提供不出授权委托手续,本人就可能予以否认),我方有可能承担不能交货的法律风险。因此,提货手续应有对方签字或盖章或介绍信、授权委托书等。

(九)注意掌握好诉讼时效

1、在履行合同中,为防止债权逾期、风险也在增大的情况,应每年进行几次对账,由债务人签字盖章并注明对账日期。具体形式有:

(1)、债务人在还款协议或计划上签字盖章。

(2)、债务人在对账单上签字盖章。请注意一个问题:有的对帐单的内容,因为没有“请按约还款”等内容,因此对帐单仅仅起到了对帐、确认欠款金额的作用,没有起到催收的作用,不能引起诉讼时效中断。

2、债务人重新出具欠条、欠据。如债务人不予配合,即说明对债权债务关系双方之间存在争议或债务人有赖账的主观恶意,就应引起我方高度重视,及时采取相应措施。或提起诉讼,或在法律人员指导下采取“中断”的其它措施。

3、债务人在催收通知单上签字盖章。为防止债务人拒绝签收,可以采取有回执的特快专递方式邮寄给对方,保险的方式是由公证部门对你所发的信的内容和信的发出时间、地点和接收人等内容进行公证,这样才具有法律认可的效力,公证信函也不是100%稳妥,是因为他没能直接证明对方收到,而是证明信给对方寄出了,这是有漏洞的,要是投递错误就可能被人翻盘。因此,应到工商局查证企业登记或年检时的法定地址和电话。

(十) 业务流程是关键。要建立一套完整的、带有防范赊销风险管理业务流程是管理应收账款的关键。这个业务流程不能太影响销售任务的完成,要综合平衡销售与回款的关系。

(十一) 奖惩制度要实行。对销售人员要建立一套合理的、能激励销售人员潜力的激励机制,是应收账款管理的重中之重。 五、公司合同管理规定
公司合同管理规定主要规定了合同管理的基本规定,各个合同管理机构的职责,包括归口管理部门、合同承办部门、合同审查会签部门、合同承办人职责、监察部门等职责,重点规定合同管理的程序规定,包括合同签订程序、合同送审及备案程序、合同签订的简易程序、合同履行程序、合同变更或解除程序、纠纷处理程序、档案管理与使用程序、监督管理程序等,以期通过本规定初步建立合同管理的法律风险防范机制。

分享到:
返回顶部 劳动人事 股权事宜 知识产权 合同起草 律师咨询
0.074289s